Cara Membuat kop surat di dalam MS Word

Membuat kop surat di dalam MS Word dapat dilakukan dengan cara menggunakan fitur Header and Footer. Di dalam penulisan proposal, atau surat-surat resmi lainnya, kop surat merupakan hal yang wajib ada. Kop surat menjadi identitas suatu lembaga yang mengeluarkan surat dan merupakan syarat penulisan surat formal. Hal ini juga bisa kita terapkan pada surat massal atau mail merge. Sebelum membahas cara membuat kop surat ada baiknya kita memahami terlabih dahulu tentang definisi kop surat.

Kop Surat

Kop Surat atau kepala surat adalah bagian atas surat yang biasanya berisi tentang keterangan lembaga/organisasi/instansi yang mengeluarkan surat tersebut. Selain keterangan, biasanya juga berisi logo dan Contact Person pembuat surat.

Setiap lembaga/organisai/intansi memiliki kop surat dengan ciri khas tersendiri. Tidak ada aturan khusus yang menjelaskan harus seperti apa model penulisan kop/kepala surat itu. Yang penting adalah kelengkapan dan kejelasan informasi si pembuat surat.

Menggunakan Header and Footer

Cara membuat kop surat dengan menggunakan MS Word hanya memanfaatkan fitur Header and Footer pada Menu Ribbon tab Insert bagian Header and Footer. Untuk tampilan menunya lihat gambar di bawah ini :

Apa itu Header and Footer ?

Header adalah tempat untuk menyisipkan sesuatu seperti objek grafis dan lain-lain. Objek yang disisipkan pada Header pasti akan selalu muncul di bagian atas setiap halaman dokumen.
Sedangkan Footer adalah tempat untuk menyisipkan objek namun berada di bagian bawah setiap halaman dokumen. Dinamakan Header and Footer karena kedua tools ini selalu bergandengan di setiap halaman, walaupun kita bisa memisahkannya dengan hanya menggunakan salah satu dari Header atau Footer saja.

Kita bisa menyisipkan apa saja di dalam Header and Footer. Logo perusahaan, teks, word art, gambar, dan lain-lain. Maka dari itu, sangat tepat jika kita memanfaatkan fitur Header and Footer ini untuk membuat kop surat dengan MS Word.

Cara menggunakan Header and Footer

Klik menu Header. Karena kita hanya memerlukan bagian atas dokumen untuk dijadikan sebagai kepala surat. Maka akan muncul empat pilihan bentuk Header and Footer. Pilihlah bentuk yang diinginkan dan sesuai dengan instansi atau organisasi yang akan kita buatkan suratnya.
Berikut keterangan dari keempat bentuk/style header yang disediakan secara default oleh MS Word 2010 :

                   

Style Header	Fungsi/Fitur
Blank	Style Header ini dapat kita isikan secara manual, mulai dari gambar teks dll
Blank (three Columns)	Sama dengan header blank, namun sudah diatur perataan teksnya menjadi tiga macam : Left, Center, Right
Alphabet	Judul/teks akan berada di tengah-tengah Header dan ada garis di bawah teks
Annual	Judul dan tanggal/tahun sudah disediakan dengan garis pemisah

Biasanya saya lebih suka menggunakan Header Blank karena saya bisa leluasa untuk mengatur format teksnya seperti, ukuran dan jenis font, warna font serta peletakan gambar/logonya.Selebihnya kita atur agar pas dan sesuai dengan Margin Halaman.
Edit : Header and Footer sudah sesuai dengan ukuran margin yang kita tetapkan, jadi tidak usah mengatur dan memperkirakan apakah letak objek dari Header and Footer bertabrakan dengan margin halaman Word.

Jika anda sudah membuat dan menggunakan menu header biasanya secara otomatis akan munculmenu Header and Footer Tools. Lihat gambar berikut :

Abaikan saja menu-menu tersebut, tapi jika ingin bereksperimen silahkan utak-atik setiap sub menu yang ada pada Header and Footer Tools.

Cara Membuat Kop Surat dengan MS Word

Pilih jenis/style Header yang akan digunakan. Di sini saya kembali menggunakan Blank Header. Alternatif dalam membuat blank header tanpa masuk pada menu Header and Footer dengan cara melakuka double click di bagian atas dokumen.

Setelah itu, ketikkan nama Organisasi/Lembaga/Instansi. Silahkan berkreasi dengan memilih jenis dan ukuran font. Jangan lupa untuk mengetik alamat dan Contact Person yang mewakili organisasi pembuat surat tersebut. Jika sudah selesai masukkan gambar/logonya dan letakkan di bagian kira atau kanan teks nama Organisasi tadi.

Edit Warp Text gambar menjadi Behind Text, dengan demikian jika gambar menindih teks maka gambar akan menjadi background atau berada di belakang teks. Dan jika masih bingung karena keterangan yang saya berikan tidak lengkap silahkan bertanya di kolom komentar blog.

Untuk latihan membuat Kop Surat dengan MS Word, silahkan mengunduh file Word yang saya sediakan di bawah ini. Terdapat dua file di dalam WinRar tersebut, satu berupa style manual atau Blank Header dan satunya menggunakan Style Annual.